BRC (ahora BRCGS Food Safety) e IFS Food son los estándares de referencia para la certificación de seguridad alimentaria en Europa. Ambos exigen, entre otros requisitos, un sistema de trazabilidad robusto y verificable. Conocer exactamente qué busca el auditor — y tenerlo preparado — marca la diferencia entre una auditoría exitosa y una no conformidad mayor.
Qué exige BRC en trazabilidad: cláusula 3.9
La cláusula 3.9 de BRCGS Food Safety Issue 9 establece que la empresa debe:
- Identificar todos los productos y materias primas desde la recepción hasta la distribución.
- Poder rastrear cualquier lote completo hacia atrás (proveedor) y hacia delante (cliente) en 4 horas como máximo.
- Mantener registros de producción que vinculen materias primas, productos en proceso y producto terminado.
- Realizar simulacros de trazabilidad periódicos (al menos una vez al año) que demuestren la eficacia del sistema.
- El sistema debe cubrir el 100% de los lotes, no una muestra.
IFS Food 8 recoge requisitos equivalentes en el capítulo 4.18, con énfasis adicional en la trazabilidad de alérgenos y en la vinculación con el sistema de gestión de no conformidades.
Checklist completo para la auditoría
Utiliza esta lista para preparar la documentación antes de que llegue el auditor:
1. Trazabilidad hacia atrás (proveedores)
- ✓Registro de todas las recepciones con número de lote del proveedor, fecha, cantidad y transportista.
- ✓Certificados de análisis de cada lote de materia prima vinculados al número de lote interno.
- ✓Lista de proveedores aprobados con sus números de lote en los últimos 12 meses.
- ✓Trazabilidad de materiales de envase y embalaje (también tienen que tener lote).
2. Trazabilidad de proceso (producción)
- ✓Órdenes de producción con las materias primas consumidas (lote y cantidad) y el producto obtenido (lote y cantidad).
- ✓Registro de mermas, reprocesos y devoluciones dentro del proceso productivo.
- ✓Vinculación de los registros de APPCC (temperatura, pH, Aw…) al lote de producción.
- ✓Registro de los equipos utilizados y su calibración para cada producción.
3. Trazabilidad hacia delante (clientes)
- ✓Facturas o albaranes de venta con el número de lote del producto entregado a cada cliente.
- ✓Registro de las cantidades vendidas por lote (para poder calcular el recall del 100% si fuera necesario).
- ✓Dirección de entrega y datos de contacto del cliente en el registro.
4. Simulacro de trazabilidad documentado
- ✓Informe del último simulacro con fecha, lote elegido, resultado (% recuperado) y tiempo empleado.
- ✓El simulacro debe haberse completado dentro de las 4 horas exigidas por BRC.
- ✓Evidencia de acciones correctivas si el simulacro anterior detectó deficiencias.
5. Alérgenos
- ✓Matriz de alérgenos de todas las materias primas actualizadas en el último año.
- ✓Trazabilidad de alérgenos en proceso: cuándo y dónde se manipulan, limpieza entre producciones.
- ✓Etiquetado verificado: declaración de alérgenos correcta en cada referencia.
El ejercicio de trazabilidad que hace el auditor
Durante la auditoría, el auditor seleccionará aleatoriamente un lote (normalmente del mes anterior) y pedirá que le muestres:
- De qué proveedor vino la materia prima de ese lote y con qué número de lote del proveedor.
- En qué órdenes de producción se usó esa materia prima y qué lotes de producto terminado generó.
- A qué clientes se vendió ese producto terminado, en qué cantidades y en qué fechas.
- Cuánto queda en stock (para verificar que la suma cuadra).
Con un ERP de trazabilidad, esta consulta completa debería tomar menos de 2 minutos. Con registros en papel o Excel, puede llevar horas — y en ocasiones no se puede completar dentro del plazo de la auditoría.
Errores frecuentes que generan no conformidades
- Lotes de embalaje sin registrar: muchas empresas trazan la materia prima pero olvidan los envases, tapas o etiquetas.
- Trazabilidad rota en reprocesos: cuando un producto reprocesado vuelve a línea, el lote de entrada al reproceso debe quedar vinculado al lote de salida.
- Registros de simulacro genéricos: un simulacro sin lote concreto, sin tiempo medido y sin porcentaje recuperado no convence a ningún auditor.
- Diferencias de stock: si la suma de lotes vendidos + stock actual no cuadra con las entradas, el auditor detectará la inconsistencia.
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